Que dois-je indiquer dans le nombre de décimales?
Le nombre de décimales correspond à la précision avec laquelle les prix sont stockés et affichés sur le site ainsi que sur les commandes, factures et avoirs.
Dans le cas normal, un nombre de décimales de 2 devrait suffire. Mais si vous souhaitez avoir une précision au millième, il faudra indiquer 3, au dix millième, ce sera 4, etc …
Attention, en diminuant ce nombre, par exemple en passant de 3 à 2, les précisions seront définitvement perdues.
Que veut dire un mode d’inventaire LIFO, FIFO ou CMUP?
Le mode d’inventaire définit le mode de valorisation de votre stock, soit le calcul de la valeur de votre stock :
  • Le mode FIFO (First In First Out) suppose que les produits que vous vendez sont ceux que vous avez entrés en premier dans le stock soit ceux que vous avez achetés en premier. A priori, lorsque vous les avez achetés, leur tarif d’achat était inférieur à ceux que vous avez achetés plus tard. Donc, en les sortant en premier, vous gardez en stock les produits dont la valeur est plus élevée. Ainsi, la valorisation de votre stock sera plus élevée.
  • Le mode LIFO (Last In First Out) suppose que les produits que vous vendez sont ceux que vous avez entrés en dernier dans le stock soit ceux que vous avez achetés en dernier. A priori, lorsque vous les avez achetés, leur tarif d’achat était supérieur à ceux que vous avez achetés plus tôt. Donc, en les sortant en premier, vous gardez en stock les produits dont la valeur est moins élevée. Ainsi, la valorisation de votre stock sera moins élevée.
  • Le mode CMUP (Coût Unique Moyen Podéré) considère, quant à lui, que tous les produits en stock ont la même valeur d’achat. Cette valeur est obtenue en calculant la moyenne de tous les achats du produit depuis le dernier inventaire, soit : Somme (Quantité achetée x Prix d’Achat) / Somme des Quantités Achetées. La valeur du stock est ainsi lissée, elle est supérieure à celle obtenue par la méthode LIFO et inférieure à celle obtenue par la méthode FIFO.
Je n’arrive pas à créer un nouveau magasin, pourquoi?
La possibilité de créer plusieurs magasins est disponible pour la formule Gold uniquement. Si vous disposez d’un abonnement Starter ou Silver, vous ne pouvez gérer qu’un seul magasin.
Si vous souhaitez gérer plusieurs magasins, il vous faut passer à la formule Gold.
Je n’arrive pas à créer de nouveaux utilisateurs, pourquoi?
La possibilité de créer plusieurs utilisateurs est disponible pour les formules Silver et Gold uniquement. Si vous disposez d’un abonnement Starter, vous ne pouvez disposer que d’un seul utilisateur.
Si vous souhaitez avoir la possibilité de créer plusieurs utilisateurs, il vous faut passer à la formule Silver ou Gold.
Tous mes prix sont hors taxe, est-ce que j’ai besoin de créer des taux de taxe?
Oui, le système prévoit d’afficher les prix de vente TTC. Donc si vous ne souhaitez pas appliquer de taxe aux prix de vente, veuillez quand-même créer un taux de taxe à 0.00% et le définir comme taux de taxe par défaut.
Je ne veux pas envoyer mes commandes d’achat à partir de l’outil, est-ce que je dois quand-même créer des fournisseurs?
Oui, il est nécessaire de créer vos fournisseurs et d’associer à chaque famille de produit ou à chaque produit, les prix d’achat.
Même si vous n’utilisez pas la fonctionnalité de commandes d’achats, cela permet au système de calculer la valeur de votre stock.
Je passe mes commandes d’achat directement sur le site de mes fournisseurs, est-ce que je dois quand-même entrer les commandes d’achat dans l’outil?
Non, vous pouvez tout à fait passer vos commandes d’achat à l’extérieur de l’outil.
Dans ce cas, lorsque vous recevez votre marchandise, il vous faut l’enregistrer dans le système en créant un mouvement d’entrée. Le système vous demandera si le mouvement d’entrée correspond à un retour client ou à une réception de marchandises, il faudra alors indiquer qu’il s’agit d’une réception de marchandises et saisir tous les produits reçus ainsi que leur quantité.
Par ailleurs, il peut arriver que certains de vos fournisseurs ne proposent pas la possibilité de commander sur leur site, dans ce cas vous pourrez le faire dans le système.
En effet, le fait d’utiliser la fonction de commandes d’achat du système ne vous contraint pas à le faire pour tous les fournisseurs.
Je crée mes commandes d’achat dans l’outil pour m’aider dans ma gestion, mes je passe mes commandes par téléphone auprès du fournisseur.
Est-ce que je suis obligé(e) de valider mes commandes d’achat dans l’outil?
Si vous souhaitez que les quantités commandées soient prises en compte dans le calcul du stock à terme, il faut valider vos commandes.
De plus, si vous ne validez pas vos commandes, vous ne pourrez pas créer de réception de livraison lors de la réception de votre marchandise, au lieu de cela, vous devrez faire créer un mouvement d’entrée.
C’est dommage, parce que la fonction de réception de livraison permet de limiter les erreurs de saisie.
Est-ce que je suis obligé(e) d’envoyer les commandes d’achat à partir de l’outil?
Non, dès le moment où vous avez validé la commande d’achat, le système s’attend à ce que vous procédiez à la réception de livraison, et cela, même si vous ne l’avez pas envoyée via l’outil.
L’envoi par mail est une facilité qui n’est aucunement obligatoire.
Cependant, si vous n’envoyez pas la commande d’achat via l’outil, un rappel est affiché à titre d’information, c’est à vous de vous assurer alors que la commande est envoyée par un autre canal.
Est-ce que je suis obligé(e) de créer des catégories de produits?
La catégorie de produits, en elle-même, n’est pas nécessaire au fonctionnement du système.
C’est une facilité qui vous permettra, si vous l’utilisez, de consolider les états statistiques, prévus par le système, selon des critères qui vous sont propres.
Une catégorie de produits peut être par exemple, un rayon de votre boutique (articles ménager, papeterie, luminaires, etc …).
En affectant une catégorie à un produit ou à une famille de produits, vous pourrez analyser plus précisément vos ventes, vos achats et votre stock.
Est-ce que je suis obligé(e) de créer des familles de produits?
La famille de produits, en elle-même, n’est pas nécessaire au fonctionnement du système.
C’est une facilité que vous permettra, si vous l’utilisez, de profiter au mieux de l’outil et d’optimiser votre gestion.

Une famille de produits est le regroupement de produits :
  • qui auront toujours des prix d’achat et de vente communs,
  • qui peuvent se décliner en différentes couleurs, tailles ou types.
Pouvez-vous me donner un exemple d’utilisation des familles de produits?
Voici un premier exemple de famille de produit :
Supposons que vous vendez un modèle de canapé appelé « Canapé Confort ». Il se décline en plusieurs coloris, mais, quel que soit le coloris, le prix d’achat et le prix de vente est le même.

Vous allez donc :
  • créer une famille de produits appelée « Canapé Confort »,
  • indiquer pour cette famille le/les fournisseur(s) chez qui vous pouvez l’acheter avec le prix d’achat chez ce/ces fournisseur(s),
  • indiquer le prix de vente du canapé
  • enfin, vous créerez autant de produits rattachés à cette famille qu’il y a de coloris, ces produits auront automatiquement les prix d’achat et de vente de la famille à laquelle ils appartiennent.
Le jour où les prix d’achat ou de vente du « Canapé Confort » changent, vous n’aurez qu’à les modifier au niveau de la famille de produits et tous les produits rattachés à cette famille seront mis à jour.
Vous bénéficiez ainsi d’un gain de temps précieux.

Supposons maintenant que votre « Canapé Confort » se décline en deux tailles : 2 places ou 3 places et en deux finitions : cuir ou tissu.

Vous allez pouvoir tout gérer dans une même famille :
  • vous allez créer la famille de produits « Canapé Confort »,
  • vous allez créer, dans la famille des couples « Taille/Type »,
  • il y aura les couples Taille/Type suivants : 2 places/Cuir, 2 places/Tissu, 3 place/Cuir et 3 places/Tissu,
  • pour chaque couple Taille/Type, il faudra indiquer le/les fournisseur(s) et le prix d’achat chez ce/ces fournisseur(s), ainsi que le prix de vente,
  • il ne restera plus qu’à créer les produits « Canapé Confort » dans chaque coloris et chaque couple Taille/Type.
Est-ce que je suis obligé(e) de créer des mouvements d’inventaire?
Le système calcule le niveau de stock de chacun de vos produits en fonction des quantités entrées et sorties de chaque produit.
Il existe cependant deux cas où vous aurez besoin de créer des mouvement d’inventaire :
  • le premier cas est lorsque vous créez des produits dans le système et que vous avez déjà un niveau de stock supérieur à zéro pour ces produits.
    Dans ce cas, après avoit créé vos produits, vous devez indiquer, pour chaque produit créé, son niveau de stock.
    Si vous n’effectuez pas cette opération, le système considèrera que le niveau de stock pour ces produits est nul.
  • le deuxième cas est le suivant : périodiquement, vous aurez besoin de calculer la valeur de votre stock.
    Pour cela, vous allez pouvoir consulter, sur la page États → Inventaire, le niveau de votre stock par produit ainsi que sa valeur.
    Si vous constatez un écart entre le niveau de stock calculé et le niveau réel en stock pour un produit, il vous faudra créer un mouvement d’inventaire pour indiquer la quantité réelle en stock pour le produit concerné.
Lorsque je saisis un mouvement d’inventaire, la quantité pré-affichée pour un produit ne correspond pas au stock, est-ce normal?
La quantité pré-affichée dans la zone « Nombre de Packs » lors de la saisie d’un produit dans un mouvement d’inventaire est calculée de la façon suivante :
  • Nombre de packs lors du dernier inventaire (0 s’il n’y a pas d’inventaire déjà saisi)
  • + Nombre de packs de ce produit présents dans les mouvements d’entrée dont la date est strictement inférieure à la date du mouvement d’inventaire
  • – Nombre de packs de ce produit présents dans les mouvements de sortie dont la date est strictement inférieure à la date du mouvement d’inventaire
En d’autres termes, si vous souhaitez que le calcul de la quantité tienne compte des mouvements ayant eu lieu à une date J, il faudra indiquer J+1 dans la date du mouvement d’inventaire.
Est-ce que j’ai un moyen de savoir si un produit ne se vend pas bien?
Oui. Vous pouvez avoir des statistiques sur un produit, sur une famille de produits ou sur une catégorie de produits sur une période donnée.
Pour cela, sur la page États → Entrées & Sorties, indiquez une date de début et une date de fin, puis indiquez le code produit, la famille de produits ou la catégorie de produits pour laquelle vous souhaitez avoir des informations.
Vous obtenez alors la liste des entrées et sorties concernant le produit, la famille ou la catégorie choisie.
Pour consolider les résultats pour chaque produit, sélectionnez dans la zone Totalisation, l’option Produit. Vous obtenez alors le nombre d’entrées, le montant des entrées, le nombre de sorties et le montant des sorties par produit.
Vous pouvez alors déterminer si le produit se vend bien ou si, au contraire, les sorties de ce produit ne sont pas au niveau que vous souhaitez.